工作時間太零碎?用這 3 個工具高效率掌握 PM(產品經理)工作大小事

之前寫過一篇〈產品經理的一天〉,若有看過這篇文章,應該會發現 PM 的一天參雜著超多大小事。其實我最初踏入職場時,在公關代理商的工作模式也與此類似,每天都要處理好多瑣事,而且這些瑣事彼此環環相扣,做完一個,會發現接著又還有其他個待辦事項,事情好像永遠都做不完。

Photo by Jazmin Quaynor on Unsplash

剛開始,我還特別跑去問主管:「我覺得每天真的太多事了,而且很多時候都是臨時出現的事,我會不知道該怎麼分配時間,加上原本的工作一被打斷,要重新進入狀況又要再花時間,到底該怎麼辦?」

老實說,早已忘記當時主管確切的回答……似乎是「可以在被打斷時,先記下工作進度」之類的。但經過這幾年的學習,自己似乎頓悟(?)出一些感想:

作為 PM,「工作時間太零碎」是「常態」,而非「問題」,所以要做的不是「解決」這個情況,而是「接受自己『永遠都在被新的事情打斷』的事實」,並且學習「如何在最短時間重新進入工作狀況」。

在早期還不太熟悉科技工具時(這句話聽起來真老派),我會在一早到公司時,用筆記本記下當天要做的 8 件事(平均一小時處理一件事,不要以為這樣很少,最後發現一堆都沒做完……因為真的太多插件),後來嘗試了一些數位工具,目前用的最順手的是這 3 個免費工具:

因為公司採用 redmine 作為開發專案管理工具(就類似像 Jira、trello 的工具),為了方便追蹤票務,我在 chrome 安裝了 redmine 的外掛 “Redmine Notification”,只要是我開的票 / 我關注過的票 / 指派給我的票,都會即時出現在瀏覽器上。

註:公司的通訊軟體也有串接機器人,只要票務有更新,該頻道就會提醒當事人。不過基於個人使用習慣,我還是覺得上述外掛較順手。

雖然跟工程師溝通的方式多半是開票,但也有些小事只需口頭溝通;也有些事情是要跟其他部門討論、自行研究或不急著處理,這時就需要列一個「待辦清單」。土法煉鋼寫在筆記本上,或者寫便利貼貼滿電腦螢幕周圍也是可以的,但更環保、更方便且一目了然的方式,應該就是使用 trello 了。

trello 的介面簡單易懂,它本身設計得就像是一個白板(board),使用者可以在一個板子上新增很多個清單(list),每個清單裡面還可以再細分出不同的卡片(card),每張卡片裡面還可以寫註解、列出待辦事項、放圖片附件等。

雖然 trello 功能很強大,但我用的方法很簡單,就是先新增一塊叫做 “daily” 的板子,然後建立 to-do(今天要做的事)、not urgent(有人叫我做,但沒那麼急的事)、note(自己的一些筆記,比如一些常用的 sql、常被問到的數據等、done(做完的 to-do 就會移到這裡)這 4 個清單。

有了 trello 後,同事如果跑來問問題,但我當下無法解決時,就可以先記在 trello;或者老闆交付一些待辦事項,需要找些資料才能確認是否可行,也可以先記在 trello。或者今天剛測到某線上功能,希望之後能優化,這也可以先記在 trello,避免之後忘記。

這樣做之後,產品經理就會因此有 2 層過濾與排序的機制,第一層是接到事情的當下,較急的就直接自己處理掉或開票給工程師,不急的就去 redmine 開票,排進工程師或自己的 to-do;其他不確定要不要做、需要研究的,就放進 trello 作為日後待辦。

而在 trello 裡的事項,還可以再彼此排序。這樣做的好處是,將產品經理的優先順序做更細緻的排序,避免一天被各種待辦事項塞爆,最後什麼也做不好(痛哭)。

我是從電腦玩物部落格才認識這個超強大的軟體,evernote 就像是一個巨大的文件夾,裡面可以放很多個記事本,每個記事本可以新增多則記事,並透過標籤等方式分類。我目前至少會同時使用 3 個記事本:工作用、部落格用(我會在 evernote 寫文章,寫完才貼到 evernote)、個人用。

跟 trello 的區別是,我習慣把 trello 當便利貼,所以裡面不會有落落長的文字。相對地,如果需要較多篇幅記錄,就會移到 evernote 使用。

以工作用舉例,裡面會放置每週的工作進度回報、面試新人的筆記等,也就是一些僅作為我個人使用的紀錄;畢竟如果是要讓團隊成員可看到的,我會直接使用公司內部的雲端文件(公司採用 google docs 和 quip)。

註:單看上面描述,可能感受不出 evernote 的厲害,但因為我把個人與公司的記事都放在同個帳號裡,加上 evernote 在電腦與手機都可用(有 app),所以等於一個工具可以管理我一天 24 小時的所有事,個人覺得非常方便!

除了善用自己習慣的數位工具,若要讓自己更快適應「工作時間太零碎」的狀況,也可以試著建立各種工作中的「儀式」,比如:

  • 建立剛上班的儀式:一到公司就先收信、清點任務。
    做完這兩件事,通常就能列出當日待辦事項,先排出一個既有順序,這樣若沒有插件進來,就可以照表操課;如果有插件,也才會知道插件忙完後,該回頭繼續做哪件事。
  • 建立下班前的儀式:清點未完的債、列出隔天任務。
    做完這兩件事,通常就能列出隔天的待辦事項,效果同上。
  • 建立每週最後一個下班日(通常是週五)結束前的儀式:清點未完的債、列出下週任務。
    效果同上。

上述 3 件事的目的都一樣,就是讓人隨時都能知道自己處在哪個位置(既有進度)、前方還有什麼阻礙(待辦事項)。

總之,我在這兩年轉職成為產品經理後,陸續試了不少工具與時間管理方式,還是覺得「建立儀式」並搭配上述三個數據工具使用後,時間管理的效果最佳,也在此推薦給有需要的人,如果有更讚的方法,也歡迎留言分享!

做過公關、數位行銷,2020 年轉職成為產品經理,2021 年跑到新加坡繼續當 PM。歡迎在文章留言或私信交流:travelmisky@gmail.com