快被工作壓死了……請給自己說「不」的勇氣

不論客觀來說是否為真,但相信每個上班族或多或少都會有種「為什麼每次倒霉的都是我」或「為什麼我總是最忙的那個」的感覺。

有時候可能只是自己的感覺(客觀來說,搞不好大家都超忙),有時候真的是同事都很會閃躲飄,就只有自己最菜、最倒霉,總是得接下一堆「不在自己份內」的鳥事。

然而,即使很多人忙得要死,卻都只能偷偷跟朋友抱怨或在 ig 小帳哭訴,畢竟如果跟同事或主管反應,很怕大家會覺得:

  1. 「這個人的工作能力有問題」
  2. 「這個人也太怕事了吧」
  3. 「這個人好難溝通」

所以,也不是自己愛做這些鳥事,而是不敢說「不」、不想面對說不之後的「後果」。那到底該怎麼辦才好呢?該如何面對上述最常見的 3 種情境與心理壓力呢?

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💡 解法:從其他面向證明自己的工作能力

一般來說,每個上班族(尤其產品經理)手上都不會只有一件事要處理,也就是說,即使拒絕了 A 專案衍生出來(不屬於自己轄區)的事,仍能藉由其他事情(比如 B 專案)證明自己的工作能力。

舉例來說,曾有其他部門的同事要求我處理一件與 PM 職責無關的事,我在當下就明確表示:「這件事情用 XX 後台的 OO 工具就能做到了,你們可以自己去試試看喔,有問題再問我!」

雖然有耳聞這位同事仍稍微覺得:「你身為 PM 覺得這不關你的事,但也不關我的事啊?」但因為我們在其他專案的共事並沒有什麼問題,我和與他同部門的同事和主管也都相處愉快,所以他可能也因此而不好意思再進一步提出疑問

不過,後來這件事情,這位同事仍沒有自己處理,而是又找其他人做了,那位「替死鬼」可能就比較沒有「說不的勇氣」了吧。

💡 解法:用別的方式表示「我不是怕事,只是想明確樹立責任歸屬」

如果常接到許多超出自己職責範圍的屁事,通常都是因為:

  1. 大家看自己好欺負
  2. 公司沒有明確的分工

不論是哪種情況,較方便的解法應該都是從自己開始做起,也就是「向他人明確說明責任歸屬」。

很多時候,同事也不一定都這麼壞(?),不是看誰好欺負就找誰,純粹只是「不知道要找誰」,就找個自己較熟悉或認為對產品較熟悉的人(然後那人通常就是 PM……)。

但同事一場嘛,如果自己真的被找上了,也沒必要很兇狠地直接說「我不知道」、「這不干我的事」,可以先委婉說明「這件事情不是我負責」,但同時也可以試著幫對方想辦法,或者提供一些建議方式。整體來說,就是「維持一個禮貌但又不會太親切的互動」。

舉例來說,我在前公司時,各部門都有自己的新人到職訓練流程或文件,但各部門並沒有統整出一份通用的版本,文件難免有缺漏。像新人一旦碰到某些後台沒權限、產品功能不會用,第一步想到的就是來問 PM。

如果是權限問題,我會直接告訴新人:「權限問題請找 XX 工程師,我這裡也沒有權限幫你開。」但除此之外,我還會再補充說明,讓新人知道哪些情況可以直接找工程師、哪些情況先找 PM,避免日後又出現類似的情形,也讓新人對於責任歸屬有個認知。

當然最好的方式是有個明確的文件,上面載明每個人的職稱與工作範圍,這樣新人就不用在辦公室被迫玩大地遊戲了。不過通常有這種文件後,後續的更新維護又是一個問題,所以……

💡 解法:建立屬於自己的溝通原則與判定準則,並讓團隊熟悉這套方式

有時候,難免會有同事覺得「不能通融一下嗎」、「不能稍微幫我一下嗎」、「不能幫我趕一下嗎」,但如果這件事情真的與自己無關,又怕這次的「通融」變成「常態幫忙」的話,建議還是要稍微硬起來表明自己的立場與原則。

比如,隨便舉一個假的例子好了 — — 行銷部門想要做一個自己的「幣」,就像 line coin 或街口幣那樣,在站上消費就可以得到固定比例的回饋幣,並且希望在一個蠻趕的時間前上線。

接到這個願望後,產品部門當然就要開始收集需求、確認方向了,但我曾碰過行銷部門也還不太確定需求的狀況,比如:回饋的目的是什麼,要吸引更多新用戶下單,還是提醒舊用戶回購?有多少行銷預算可以運用?回饋比例是多少?買站上所有東西都可以得到回饋嗎?還是參與指定活動才可以?回饋金額有上限嗎?這個回饋活動是常態性還是週期性的?

每個問題都可以延伸出更多問題,行銷部門一時之間可能也沒想清楚,行銷主管就說:「可否給我時間先想想這些問題,然後,有沒有什麼範例給我參考?」

我就會很清楚地說:「目前上線時間是你訂的,我可以先把基本的排程 — — 比如我們對焦需求、設計師出畫面、前後端工程時間、測試時間等,相關時程都抓出來,但實際時間還是依照最後的規格而定,有可能更晚,也有可能更早,要看我們玩法多複雜。

另外,這次的需求是行銷提的,加上你們應該會有常觀察的競手名單,所以行銷可以先找出一些範例名單給我,我們兩邊都看一下,你可以根據這些名單去思考上面這些問題,產品也可以根據這些名單,去了解你們具體想做出來的樣子是什麼。

最後,可以理解行銷部門要趕著把這個功能做出來,但如果需求不明確、目的不清楚,產品很難往下作,而且與此同時,其他部門也在爭取開發資源。我希望之後有類似的需求,都可以先想好大概的目的與規模,有參考範例更好,這樣我們討論可以更聚焦,我也可以抓出更具體的產品時程給你。」

雖然我回了落落長一大串,但目的並非刁難對方,只是想先說明自己遇到的狀況,並且給予參考的解決方法、自己習慣的工作方式,最後再說明彼此可採取的下一步。

如果要快速推進專案,當然 PM 也可以站在行銷立場去做一些競品觀察與比較,或者先根據(不太清楚的)需求寫出一份粗略的 PRD(產品需求文件,Product Requirement Document),但這樣做之後,未來需求端的許願只會一樣模糊、時程只會一樣趕、PM 一樣要發揮通靈本領(猜測行銷到底想幹嘛)。

對行銷來說,他們一樣不知道該怎麼和產品團隊共事,甚至會以為「原來跟產品提需求就是這麼簡單嘛」;對產品來說,雖然能把腳跨出去一步,更了解行銷思維,但這畢竟不是職責內的事,反而可能會排擠到其他更重要事情的事情。

整體來說,如果沒有建立好一套溝通準則,對於團隊整體的合作默契與能力,其實都沒有幫助。

所以到底要怎樣避免被工作壓死?說穿了,就是要能夠做到「勇敢說不」。但偏偏作為(害羞內斂、把「不好意思」掛在嘴邊的)台灣人,大家多半都卡在「說『不』好難」。為什麼難?就是上面列舉的 3 種原因。

然而,再往下挖,其實這些原因的根源都是「心態問題」、都是「害怕自己被他人否定」。所以,只要對於自己的工作能力有足夠的自信,就不用特別在意別人的眼光。

有人可能會問:這自信從何而來?平常跟同事的互動、每個專案的互動過程、上一次的考核等,都應該有足夠的線索能看出同事或主管對自己的評價。如果平常相處上沒大問題,說「不」這件事應該不至於太困難,畢竟工作上已累積相當的自信與成就了,同事對自己一定也有某種程度的信任感。

但如果完全看不出來同事對自己的感覺,那就得認真思考一下:是自己對辦公室社交太漠不關心了嗎?還是同事們都不擅表達呢?(還是自己其實已經被排擠了呢……)

當然,可能也有人覺得:「我的工作表現、和同事互動都還可以啊,但我就是很怕說『不』會改變目前的理想狀態。」

如果是這樣,要做到「一次到位甩鍋」可能太勉強了,那或許可以漸進式地嘗試。

比如這次一樣先答應處理職責以外的事,但接下事情的同時,也要先委婉跟對方說明:「這次我先幫忙處理沒問題~但之後就要麻煩你們囉!」,強調自己是「幫忙」,並且預先列出明確界限。

下次如果對方還來這招,就可以鼓起勇氣說:「喔喔這次上次幫忙的那件事對嗎?你可以參考這份文件去做喔~如果不太清楚再跟我說!」先預示對方「自己已經幫過了」,再給對方一個參考文件照做,最後再給個軟釘子。

萬一對方還是硬要盧,這時就不用客氣了吧?!直接往上參考前面提到的 3 招囉!

最後,祝所有快被工作壓死的社畜們,都能快樂甩鍋、華麗轉身(?)。

做過公關、數位行銷,2020 年轉職成為產品經理,2021 年跑到新加坡繼續當 PM。歡迎在文章留言或私信交流:travelmisky@gmail.com