關於考核:該匿名嗎?怎麼評分?怎麼表達負面意見?考核真的重要嗎?

MH
Oct 23, 2020

十月初剛完成今年第三季的考核,所以想藉著這篇文章記錄並分享自己在這間公司以及前一間公司考核與被考核的經驗。

Photo by Charles Deluvio on Unsplash

先說說在前公司考核的經驗:加入該公司時,還沒有定期考核或加薪的規則,但老闆們有預計建立相關制度,讓大家有一個加薪的依據和定期調薪週期,也能藉此定期得到主管以及同事們對於自己的評價。

於是公司創辦人與人資就開始規劃,第一次考核有三份問卷:第一份是自我評分,第二份是幫同事評分,第三份是幫公司評分。

考核是否該匿名?

接下來有一個很重要的點,也是個人認為當時公司考核開始「走歪」的第一個點:問卷採不記名制,大家可以自由選擇是否要署名。

當時公司只要求大家寫完後,要把問卷印出來,投到人資座位旁的信箱。接下來,我們就開始進行一對多的考核。所謂的「一」就是員工本人,「多」就是人資和幾位創辦人。

在考核的過程中,人資和創辦人會把這位員工得到的所有評價都念出來,而個人覺得這個就是第二個問題點,而且可以再細分為兩個小問題:

  1. 問卷是匿名的、透過文字無法 100% 傳達語氣,加上又是透過他人(人資或創辦人)傳達意思,所以很有可能產生一些誤解。
  2. 人資和創辦人只有把這些評價念出來,但完全沒有給予進一步的建議或者解釋,所以如果收到好的評價,也可能不太知道自己是因為什麼原因被稱讚;如果收到負面評價,一定也會非常困惑。

比如說,如果有人寫「我覺得這位員工上班不認真,做的事情都沒有什麼成效」,那這位員工該怎麼理解這段話的意思?是指哪些事情沒有成效?如何定義有沒有成效?有沒有更具體的例子或建議?

此外,這位員工如果想解釋,也不知道對誰解釋,所以這套「匿名考核」完全沒有達到溝通的效果,反而可能造成團隊成員間的猜忌與不信任。

後來私下跟一些同事討論,我們都覺得「匿名制」非常、非常、非常不適合應用在考核當中,且大家幾乎都認為,當時人資和創辦人進行考核的方式也非常不恰當,他們比較像是一個「信差」,並沒有協助中員工需做進一步的改進或職涯規劃。

考核結束後,許多同事在週會上提出各種建議,後來公司讓同事投票決定「下一次考核表格是否得具名填寫」,後來幾乎是以 100% 的比例通過。個人認為這具有 3 個很重要的意義:

  1. 大家都願意為自己的意見負責
  2. 大家都能夠公平看待考核這件事
  3. 大家都願意讓考核成為平等且透明溝通的管道

可能會有人問:「如果不能匿名,大家是否會不敢表達意見?」

但我的想法是:

如果這間公司或這個團隊讓你沒有足夠的安全感能表達意見,那你認為這間公司或團隊還適合你嗎?這是你想要的公司氛圍與風氣嗎?

許多「典型」台灣人可能會有一種「這樣會不會管太多」、「我這樣說會不會得罪人」或「大家會不會覺得我很難搞」的疑慮,但反過來想,如果所有員工有任何意見都得藏在心裡,那在完全沒有資訊交流的情況下,整間公司與個人該如何進步呢?

考核的分數該怎麼給?

延伸上一段,其實我目前待過的公司裡,也只有前公司與現職公司有考核制度,而且都不算非常嚴謹,通常就是透過 google 表單給分數與寫意見而已。

公司會先提供公版表格&評分標準,請每位同事為有共事的夥伴、同部門的人、直屬直管評分,以及有選填的意見欄位,讓大家自由填寫。且公司會要求大家用 1/2/3/4/5 等五個分數評分,並列出每個分數代表的意思,藉此讓大家擁有一致的評分標準。

個人的習慣是:完成評分後,我會在選填欄位說明「為什麼給出這個分數」、「為什麼沒有給得更高」、「要怎麼做才能得到更高分」。

尤其成為主管後,給組員評分的時候,一定也會再加上參考分數,包括:組員的平均分數、眾數、最高分與最低分。

畢竟原本的數字只是一個絕對值,有了這些相對值,每個人才能具體知道自己是在這個組織的上中下哪一個位置,以及如何得到更高的分數。

不過因為公司通常會期待員工有特定的人格特質,比如積極(要自願協助其他部門、要努力跨出自己的工作範圍)、上進(要自發學習新技能、要多參與線下社群),但這不一定是每個人職涯規劃,也不一定適合每個人原本的個性。

所以我在考核時都會跟組員說:「這些分數是『基於公司的標準』,並非我個人的價值觀或喜好。」

畢竟作為主管,得根據公司要求的標準給予評分,但這不代表每個同事都一定要往這個方向去走。當然如果有人希望追求考核高分、受到老闆青睞,那的確就應該要符合公司要求的標準;但如果另有自己的生涯規劃和自我期許,那就把這份考核當作參考即可。

如果對同事有負面意見,該在考核提出嗎?

在打分數時,可能有人會問:「考核時要幫別人打分數,但如果寫別人不好的地方,不是很尷尬嗎?」

以前也有遇過同事問過這個問題,當時另一位同事就說:「不論你平常跟同事共事時是否滿意,你都應該要讓他知道,因為這才是一個組織該有的良性互動。如果平常該講而沒講,全部留待考核時提出來,這樣子只會讓人覺得是在秋後算賬,而且代表你們平常都沒有好好溝通。」

當然啦,上述無法逐字重現這位同事說的話,但意思就大概是上面說的這樣,而我之所以到現在都還記得這段對話,是因為我打從心底認同他的想法。

我認為平常不管相處融洽與否,都應該盡量透過「日常的溝通」來表達這些感想,而不是留待考核才說。

比如同事做了很有趣的行銷活動,我會在公司群組稱讚行銷團隊、工程師完成了新功能,我會在票上表達感謝、組內同事給了不錯的新想法,我會分享到公司群組,讓大家都知道這是哪位同事的貢獻。

如果碰到溝通不良或合作卡卡的地方,我會先和當事人委婉說明、告知我的感受,再試圖了解他卡關的地方,最後如果對方主動尋求協助,我也會給予我的意見。

如果真的多次沒有改善,我才會反映到上一層的主管,並且觀察一段時間。如果還是沒有改善,我才會在(久久一次的)考核反映該問題,讓當事人與主管意識到問題嚴重性。

該如何委婉但到位地表達負面意見?

由於考核通常是先透過文字(評分),再一對一當面討論,尤其如果是採 360 考核(包含同事互評)的公司,很有可能不會有同事間的一對一面談,那就真的只剩文字資訊了。

所以,我會透過以下 3 個方法撰寫評分內容,以免對方有誤解或者放大詮釋的空間。

  1. 明確舉例:
    說明跟對方共事時,有哪些狀況是覺得有問題的
  2. 說明自己的感受:
    第一點要做的是要盡量客觀地「重現事發現場」,第二點則是要主觀地說明「自己在當下有什麼情緒和感受」。這兩點都很重要,一來對方可能跟自己認知不同,二來對方不一定能夠感受到自己的心情。
    比如今天應該要上線的活動,因為對方的粗心而延誤了,得改到明天上線。對方如果是個大而化之的人,可能會覺得沒什麼,有錯就下次改進;但你可能較為謹慎,覺得活動都被耽誤了,少一天的宣傳時間,可能沒有辦法達到公司要求的成效。或者對方是個優柔寡斷的人,每次問他問題都無法得到準確的回覆,但你是個急性子,希望可以趕快知道下一步。
    這些問題都是因雙方個性不同而產生,所以你感受到的情緒,對方不一定也有同樣感受,你得試著說明看看,對方才有可能理解。
  3. 提供建議解法:
    闡述問題後,可以再進一步給予建議,比如分享自己平常工作的方式、附上自己認為可能會對對方有幫助的解法。
    如此一來,對方才不會覺得你只是在指責他,並且把問題通通都丟給他。

除了使用上面的方式,還可以結合「狗屎三明治」的闡述方式,這是我之前在 netflix 創辦人的書看到的。意思是說:三明治的最上面跟最下面都是正常的吐司(大家願意接受的事物),但吐司中間夾的是狗屎(讓人難以接受的事物)。

也就是說,要表達負面意見時,先用一個好的開頭作為鋪陳,比如先提出自己覺得很滿意的地方,再來就會話鋒一轉,提到一些自已不滿意的事情,最後再補一個正向的結尾,讓對方的感受不要只停在狗屎的階段。

當然現在的上班族都很聰明,大家都知道主管或老闆講完一大串讚美後,通常都會接一個「不過」、「但是」,然後開始講一大串公司對下屬的期許和建議;不過,也只能說有稱讚總比沒稱讚好,至少可以綜合一下對方看完考核評語的情緒囉。

另外,還有以下幾點務必切記:

  1. 要強調對方是「可以做得更好」而不是「需要改善」,這兩句話給人的感受差很多!
  2. 不要有上對下或命令的語氣,「建議」有很大的壓迫感,「分享」給人的感覺比較平等,代表「你只是很樂意協助他改善上述問題」,而不是「強烈希望對方可以趕快修正」。
  3. 多用「我們」,而不是「你」。比如「我們之後可以一起試試看這樣子的方式」通常比「你可以再試試看」還要有「團隊精神」的意味。

最後,講完這些批評指教的部分後,最後可以強調「接下來一起努力把這些地方做得更好吧」,營造一個有行動力意味的結尾。

結尾

講到這邊,上面這些大概就是個人在考核結束後的一些想法。最後可能有人會問:「現在不是很多考核都只是形式嗎?需要這麼認真以待嗎?」

但我覺得考核這制度就是依公司而定,如果你的公司甘願讓考核淪為形式,那我個人就會因此而仔細評估這樣子的公司是不是自己想要的。

如果考核只是形式、公司根本不關心員工的互動、主管沒打算聆聽下屬的意見,那這間公司要怎麼樣進步?要怎麼樣培養員工?相反地,如果公司很重視考核,並把它視為一個跟員工很深入互動的機會,員工也能藉此得到職涯建議的話,這個考核才是真正有意義的。

總之,如果想看一間公司是否重視員工,我個人覺得考核是一個蠻重要的參考點囉!

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MH

做過公關、數位行銷,2020 年轉職成為產品經理,2021 年跑到新加坡繼續當 PM。歡迎在文章留言或私信交流:mhmedium90@gmail.com (轉載文章請附原標題&原文網址即可,不用特別來信洽詢囉!謝謝)