面試禮儀 7 大迷思破解:寄不寄感謝信?面試要多早到?

網路上一直有很多關於「面試禮儀」的文章,比如:面試過程到底要多有禮貌?面試完要不要寄發感謝信?面試當天要多早到?

乍看都是一些小事,但畢竟面試官很難在少少幾次面試看透一個人,只能從面試過程中透過這些細節,慢慢拼湊出「應徵者」的形貌,而這也讓所謂的「面試禮儀」成為許多人心中的面試迷思,以為要做好這些禮儀,才有機會得到工作;得不到工作,就開始陷入自已懷疑:是不是哪裡太失禮?是不是不夠有禮貌?

而這篇文章就是想透過個人找工作與擔任面試官的經驗,分享我對於 7 個面試禮儀的看法與建議,直接往下看吧。

💡 提醒:以下都是個人作為應徵者與面試官的經驗,且我主要待的都是網路新創產業,這些經驗不能也不可能放諸四海皆準,請視個人情況參考使用。

1. 受邀面試的 email 或電話禮儀

通常公司邀約面試都是透過 email,少數會用電話,而即使是這個「回覆面試邀約」的小細節,也有很多值得注意的地方。

邀約面試時,比較沒有效率的方式就是人資只給一個時間,如果應徵者剛好沒空,又只給了另一個替代時間,人資就只能再去確認面試主管的時間,如果不行,就會在這個可怕迴圈裡喬時間,可能要來回多次才能敲到一場面試。

另一種沒效率的方式是,人資會給一個開放式問題:「我們想邀約你來公司聊聊,請問近兩周什麼時候有空呢?」

如果想提升效率(或者想展現一下自己是個高效工作者的話),建議應徵者可以:

  1. 主動提供多個時段讓人資選。
  2. 同時也可一併詢問人資:面試地點、面試官的職稱或名字、面試時長、是否需準備電腦或紙本履歷會其他東西、有沒有其他要注意的事。

通常這樣講完,人資也方便一次回覆所有事項,然後~第一次面試應該也能安排好了。也別忘記禮貌,請、謝謝是基本款,錯字和太過輕浮的語調則是能省就省。

2. 提早抵達面試公司

準時當然是必要的,而且如果是實體面試,在進到面試場地前,還可能遭遇到交通誤點、迷路、到現場要辦訪客證、要排隊等電梯等環節,所以最好:

  1. 提早 15 分鐘抵達面試場地「的附近」(比如辦公室的樓下)
    安全抵達後,搭個電梯換個證,提早 5 分鐘見到人資就好,再用剩下的時間安頓一下、喝個水、準備面試資料。
  2. 不要以為越早到越好
    太早到的話,面試官反而會很困擾!畢竟公司同事可能在面試的前一個時段還在使用會議室,所以面試官其實沒有場地可以提早面試;或者面試官也可能正在忙其他事情或會議,不一定能臨時改動原本的工作時程。

3. 準備紙本履歷

非必要!

像我在面試前都先詢問人資是否有需要紙本履歷,並強調「為了節能減碳,除非貴司有特別要求,否則我只會準備電腦與電子檔履歷」。加上可能因為以往面試的都是網路新創產業,沒碰到公司特別要求需準備紙本履歷。

但如果面試前忘記詢問人資,或者人資沒有給予明確回覆的話,那就建議隨身攜帶 2–3 份紙本履歷,以備不時之需(至少有準備有安心嘛!)。

4. 非常恭敬地打招呼

非必要!

有些應徵者很有禮貌,在會議室等待面試時,看到面試官走進來後,還會站起來迎接面試官的到來,離開時甚至會幫忙收桌面或靠椅子,雖然個人覺得這些舉動可有可無,不過畢竟這些舉動就是禮儀的一種,所以多做了也不會扣分。

5. 面試完問問題

100% 必要!詳情可看之前寫的這篇〈〉,在此不贅述。

6. 寄感謝信給面試官

這邊要先界定何謂「感謝信」,如果是指「在信中強調自己對於這個工作機會的興趣或經驗,並且跟面試官道謝」,我認為寄感謝信絕非必要。

我擔任面試官時,並不會因為應徵者有寫感謝信而採取不同動作。面試表現不好的,不管感謝信寫什麼,一律就是刷掉;表現好的也不會因為沒寫信而失去工作機會。

不過!我之前曾幫公司招募過行銷助理,當時在某次面試後,收到該應徵者來信,對方先說明自己面試時很緊張,導致表現失常,有些問題回答得不太好,他希望能重新回答面試中問到的社群經營問題。這位應徵者準備了好幾則臉書圖文,文案寫得很有創意,圖片也發揮得很有梗。

看到他的作品後,我便和主管討論,這位應徵者對於行銷助理須負責的工作內容不太拿手,但這封來信凸顯他在社群行銷的能力,希望公司考慮增加社群行銷的職位,讓他專門負責這件事。

後來公司也同意了,而這位應徵者就靠著這封不那麼傳統的「感謝信」得到這份工作。但這邊想強調的是,他並不是靠著「面試禮儀」得到工作,而是在最後關頭展現了自己的工作能力,並輔以實例說明,所以重點仍不是應徵者多有禮貌,而是他多有能力與企圖心。

7. 主動關心面試進度

做為應徵者,我完全可以理解面試完等待後續的焦慮感,人資沒回信,是在休假嗎?還是內部還在討論?還是公司有更想錄取的人選,自己只是備胎?還是公司作業流程真的比較久?

然而,做為面試官,我只能說:人資沒回信,上述的原因都有可能,我也真的都遇過。

與其面試後透過電話或 email 關心面試進度,更好的做法可能是:在面試結尾就主動詢問「公司大概什麼時候會通知後續呢?」一般來說應該是一到兩週,如果人資回答也是如此,那就可以把兩週當作死線,如果時間過了還沒收到後續,就可以再追個進度啦!

至於追進度會不會有什麼後果?除非追進度的方式很糟(比如奪命連環扣)或者詢問的方式很失禮(這就是信件或電話禮儀了),否則一般的人資或面試官應該都蠻習慣應徵者催進度。

以上就是較常聽到的 7 個面試禮儀迷思了,會說是「迷思」,就是因為沒有一個數據或教科書指出這些動作到底該不該做、做了會扣分還是加分,與其說是面試 SOP,不如說是找工作的「鄉野傳奇」吧。

希望上述這些找工作與擔任面試官的經驗,能夠稍稍為正在看這篇文章的你解答囉!

💡 最後再次提醒:以上都是個人作為應徵者與面試官的經驗,且我主要待的都是網路新創產業,這些經驗不能也不可能放諸四海皆準,請視個人情況參考使用。

做過公關、數位行銷,2020 年轉職成為產品經理,2021 年跑到新加坡繼續當 PM。歡迎在文章留言或私信交流:travelmisky@gmail.com