每每談到產品經理最重要的能力，或者看到各公司招募 PM 時所要求的必備技能，其中必定包含「溝通」與「團隊合作」。
然而，相對於較容易量化的 hard skills，這些人際合作的能力通常被稱為 soft skills。這些技能通常比較抽象，難以用某個指標斷定高下，也難以寫出一本教科書，告訴大家如何從零培養溝通技巧；至於要找出一套放諸四海皆準的溝通公式，更是難上加難。
雖然溝通的「內容（詞彙、話術、語氣）」難教也難學，但其實在產出內容前，還有一個關卡，就是「選擇溝通的『管道』」。很多人可能很會說、很愛說、很會「輸出」，但卻忽略對方是否方便聆聽、是否想要聽、聽不聽得懂、能否「輸入」。
溝通是雙向的，如果從頭到尾只是一方自顧自地說，那只是自我感覺良好，並沒有達到成功的對話。
溝通的媒介不同，對於溝通成果、效率、感受也會有所不同，以下將一一分析各種溝通媒介的特性，並列出較適合運用此管道來溝通的主題與內容。
7 種常見的溝通管道
1. 實體面談
- 重要性：★★★★★
- 即時性：★★★★★
- 私密性：★★★★★
- 適用場合：到職、離職、年度考核面談、1 on 1
許多公司都因疫情而實行遠端工作，這也大幅減少同事間實體面談的場合。在這段疫情期間，有同事遠端離職，也有同事遠端到職，年中的考核也只能透過視訊會議進行，對於工作上有任何反思或疑惑，覺得難以打字或語音表達的，依然只能遠端視訊找主管求助。
如果能夠選擇，且在安全無虞的情況下，我仍會建議以實體面談進行較重要的溝通主題 — — 這裡定義的「重要」是指「與職涯相關」。
畢竟實體空間更能形塑溝通氛圍，比如公司內有大小不一的會議室，大的作為團體用，小的可能是一對一用，有些甚至會刻意裝潢得較為溫馨，放個沙發或抱枕、牆壁漆著柔和顏色，給人一種安全感，讓員工更願意講出真心話，而這就是視訊會議難以取代的地方。
如果是在一般情況下，大多數公司都會要求員工進公司上班，任何用文字難以說明的事情，走個三五步就能找到對應的同事，直接跟他討論，「實體面談」在此成為最方便的溝通媒介；然而，疫情打亂工作常態後，實體面談的門檻變得超高，便利性自然也極速降低。
正因為如此，在召開每一次的實體會議前，強烈建議先想個 30 秒：這件事情是否真的重要到需要把全部人都叫進會議室？大家花半小時的通勤時間來到公司，進行這場會議，是否為一個絕對必要的選擇？
2. 視訊會議
- 重要性：★★★★☆
- 即時性：★★★★☆
- 私密性：★★★☆☆
- 適用場合：團隊例行會議、講座、分享
雖說「視訊會議」跟「語音通話」已可達到和「實體面談」差不多的效果 — — 看得到人、能即時收到聲音，但它們仍難以 100% 重現面對面溝通的「整體感」。
比如：視訊通常只看得到臉，而非整個上半身，所以難以看出對方的肢體語言是放鬆還是緊張；對方是不是在聽完某句話後想發言，或者顯露出一些不贊同的微表情；主管說了某句話後，大家不太贊同，但在視訊會議中，難以跟同事使眼色。
視訊會議讓人更難「讀空氣」，甚至連一個小停頓的發生，都讓人無法確定是因為大家傻眼到無話可說、贊同到無可反駁，還是純粹的網路延遲。
此外，資安較嚴格的公司為防止側錄側拍、公司機密外洩，甚至不准員工帶手機上班；這在視訊會議就較難預防，誰知道員工有沒有在鏡頭外錄音或錄影呢，也因此，私密性略為下降。
若是遠端工作的前提下，視訊會議比實體面談方便，但畢竟要開鏡頭，所以又比語音會議來得麻煩一些些。
總之，視訊會議通常較適合用於參與者較多的會議，比如部門例會或分享，一來視訊會議有大家露臉，稍微增加一點互動感與參與感，二來參與人多，就代表人多嘴雜，視訊會議還有舉手、貼表情的功能，方便主持人管控發言順序。
3. 語音通話
- 重要性：★★★☆☆
- 即時性：★★★★☆
- 私密性：★★★★☆
- 適用場合：抽象概念討論、開放式問題、有視覺輔助物（visual aids）的問題討論
「語音通話」就是講電話，「聲音」是溝通雙方的唯一線索，適用的場合分 2 大類：
- 單靠口頭就能進行討論的主題
雖說語音通話很方便（以我現職公司舉例，公司已開發了內部專用的通訊軟體，有文字和語音通訊兩種功能），但老實說，我還真的很少使用這個功能，一來工作中許多事情都有文件，須以此為基礎展開討論；二來如果是簡單到可以用口頭溝通的事，通常用打字的也可達成目的。
目前唯一想到的例子是，之前和後端工程師討論一個資訊架構設計和 API 的問題，因為工程師沒必要直接秀原始碼給我看（我也看不懂），加上 API call 資料的過程有點抽象，工程師沒大把功夫畫出流程圖或打一大串文字，所以就直接打給我說明細節。
像這種沒有視覺輔助物的主題，且用文字溝通也沒效率，用語音通話反而是較適合的選擇。
- 以口頭溝通為主，但有視覺輔助物
這個其實已經類似視訊通話了，差別只是在於雙方沒開鏡頭。比如要跟對方核對資料、討論文件上的某個細節等，雙方就可以打開文件網址，然後逐一討論。
不過，通常如果是有此需求，會建議直接用視訊通話，不想露臉的一方就關鏡頭，主講者則可以分享螢幕，這樣更能夠確保雙方看到的資訊完全一樣，不只增加效率，也能減少誤解。
4. 即時文字通訊（slack, line, fb messenger…etc）
- 重要性：★★☆☆☆
- 即時性：★★☆☆☆
- 私密性：★★☆☆☆
- 適用場合：封閉式問題、單向溝通
雖然叫做「即時」文字通訊，但只代表對方能「即時收到」，並非「即時回覆」，再加上文字通訊軟體難以傳達緊急程度，不像語音或視訊通話是有人等在線上，所以如果是很急的事，儘管可以先透過文字通訊軟體留言，但若對方沒回，通常就直接打電話了。
也就是說，即時通訊軟體，真的沒有那麼即時。
然而，在非緊急情況之下，文字通訊就是許多團隊最愛用且最常用的溝通管道了，通常較適用於：
- 封閉式問題
比如設計師已在之前召開過視訊會議，請大家對於新版本的 UI 給一些回饋，最後收集到建議後，再回去整理一番，現在歸納出兩個版本的 UI，希望團隊進行二選一，那設計師只要「附上 UI 網址 + 請大家按個表情符號作為投票」就可以了。
也就是說，通常如果只需要對方給予一個簡單的回覆 — — 不論是選擇題還是是非題，文字通訊就是個蠻方便且很清楚的溝通方式。
- 單向溝通
「單向」溝通是指「一人說，另一人只負責聽」。比如 PM 想更新某個產品線的最新進度、想讓團隊知道有個功能剛上線、想告訴主管自己這週做了哪些事情等。
上述這些事情既沒有要討論的部分，也無需對方給予同意或回覆，那只要透過文字留在團隊群組即可，也就是所謂的 “FYI (For Your Information)”，僅供參考，沒有需要執行的下一步。
5. 非即時文字通訊之一（comments on docs）
- 重要性：★★☆☆☆
- 即時性：★☆☆☆☆
- 私密性：★☆☆☆☆
- 適用場合：封閉式問題
若是作為產品或開發團隊的一員，可能很常碰到「需要文件上留言」的溝通場合。比如：要看寫在 google docs 的 PRD、做在 figma 或 zeplin 上的 UI layout、放在 google spreadsheet 的報表等。
但若對這些文件有問題，對應的溝通管道有很多種，該怎麼選才好？
- 如果只是打錯字、跑版、用錯公式等小問題：
可以直接在文件上留言，方便對方直接找到對應的地方，並進行修正。 - 如果有更大範圍的問題：
比如設計的方向根本全錯、抓的數據指標完全不合理，那就直接約個視訊 / 語音會議溝通吧，若雙方還要透過文字來回確認，似乎不太有效率。
6. 非即時文字通訊之二（email）
- 重要性：★★★★☆
- 即時性：★☆☆☆☆
- 私密性：★☆☆☆☆
- 適用場合：任何需要正式、書面記載的事
一般來說，若不是特別重要的事情，文字通訊軟體應該就能完成 email 可達成的事。不過若是碰到較正式的場合，比如要請求權限、請款、取得主管批准某項事情時，通常為了展現其慎重性與效力，就會採用 email。
7. 非即時語音訊息（line 語音訊息、whatsapp 語音訊息）
- 重要性：★☆☆☆☆ or ★★★★★
- 即時性：★☆☆☆☆
- 私密性：★★★★★
- 適用場合：任何重要但無法 / 不方便書面記載的事
這應該是一個相對稀有的溝通方式，至少我自己已經好久沒有遇到過了，而且這也是個人最討厭的溝通方式。說嚴重一點，我覺得這是一個「對於說者超級輕鬆、但對於聽者超級麻煩」的超自私溝通方式。
發話者只要錄音再發送即可，但聽者不只要貼著話筒聽留言，通常還不能快轉或倍速播放，若是對方說話沒什麼邏輯、組織能力差、語速慢，這個溝通方式就會超級浪費聽者的時間。（這段打得好氣，到底是多恨語音訊息）
然而，有些通訊軟體有做「閱（聽）後即刪」的限時功能，發送訊息後的某段時間後，訊息就會自動消失，藉此強調該訊息的隱密性。對於某些極度講求資訊安全與保密的組織來說，或許這就是蠻常見的溝通方式。
結論
這篇主要分享如何依照目的選擇的溝通管道，但「溝通管道」只是「工具」，選對工具是第一步，「善用」工具則是第二步。
要如何確保溝通過程高效率、內容精確扼要，這關乎到內容本身的組織架構，不是單靠溝通管道可以解決的事，但……這篇已寫得太長了，下一篇再來多談這個主題。
