之前寫過一篇〈產品經理的一天〉，若有看過這篇文章，應該會發現 PM 的一天參雜著超多大小事。其實我最初踏入職場時，在公關代理商的工作模式也與此類似，每天都要處理好多瑣事，而且這些瑣事彼此環環相扣，做完一個，會發現接著又還有其他個待辦事項，事情好像永遠都做不完。
剛開始還特別跑去問主管：「我覺得每天真的太多事了，而且很多時候都是臨時出現的事，我會不知道該怎麼分配時間，加上原本的工作一被打斷，要重新進入狀況又要再花時間，到底該怎麼辦？」
老實說，早已忘記當時主管確切的回答……似乎是「可以在被打斷時，先記下工作進度」之類的。但經過這幾年的學習，自己似乎頓悟（？）出一些感想：
作為 PM，「工作時間太零碎」是「常態」，而非「問題」，所以要做的不是「解決」這個情況，而是「接受自己『永遠都在被新的事情打斷』的事實」，並且學習「如何在最短時間重新進入工作狀況」。
在早期還不太熟悉科技工具時（這句話聽起來真老派），我會在一早到公司時，用筆記本記下當天要做的 8 件事（平均一小時處理一件事，不要以為這樣很少，最後發現一堆都沒做完……因為真的太多插件），後來嘗試了一些數位工具，目前用的最順手的是這 3 個免費工具：
1. redmine 外掛：Redmine Notification
因為公司採用 redmine 作為開發專案管理工具（就類似像 Jira、trello 的工具），為了方便追蹤票務，就在 chrome 安裝了 redmine 的外掛 “Redmine Notification”，只要是我開的票 / 我關注過的票 / 指派給我的票，都會即時出現在瀏覽器上。
註：公司的通訊軟體也有串接機器人，只要票務有更新，該頻道就會提醒當事人。不過基於個人使用習慣，還是覺得上述外掛較順手。
2. trello
雖然跟工程師溝通的方式多半是開票，但也有些小事只需口頭溝通；也有些事情是要跟其他部門討論、自行研究或不急著處理，這時就需要列一個「待辦清單」。土法煉鋼寫在筆記本上，或者寫便利貼貼滿電腦螢幕周圍也是可以的，但更環保、更方便且一目了然的方式，應該就是使用 trello 了。
trello 的介面簡單易懂，它本身設計得就像是一個白板（board），使用者可以在一個板子上新增很多個清單（list），每個清單裡面還可以再細分出不同的卡片（card），每張卡片裡面還可以寫註解、列出待辦事項、放圖片附件等。
雖然 trello 功能很強大，但我用的方法很簡單，就是先新增一塊叫做 “daily” 的板子，然後建立 to-do（今天要做的事）、not urgent（有人叫我做，但沒那麼急的事）、note（自己的一些筆記，比如一些常用的 sql、常被問到的數據等、done（做完的 to-do 就會移到這裡）這 4 個清單。
有了 trello 後，同事如果跑來問問題，但我當下無法解決時，就可以先記在 trello；或者老闆交付一些待辦事項，需要找些資料才能確認是否可行，也可以先記在 trello。或者今天剛測到某線上功能，希望之後能優化，這也可以先記在 trello，避免之後忘記。
這樣做之後，產品經理就會因此有 2 層過濾與排序的機制，第一層是接到事情的當下，較急的就直接自己處理掉或開票給工程師，不急的就去 redmine 開票，排進工程師或自己的 to-do；其他不確定要不要做、需要研究的，就放進 trello 作為日後待辦。
而在 trello 裡的事項，還可以再彼此排序。這樣做的好處是，將產品經理的優先順序做更細緻的排序，避免一天被各種待辦事項塞爆，最後什麼也做不好（痛哭）。
3. evernote
我是從電腦玩物部落格認識這個超強大的軟體，evernote 就像是一個巨大的文件夾，裡面可以放很多個記事本，每個記事本可以新增多則記事，並透過標籤等方式分類。
我目前至少會同時使用 3 個記事本：工作用、部落格用（我會在 evernote 寫文章，寫完才貼到 evernote）、個人用。
跟 trello 的區別是，我習慣把 trello 當便利貼，所以裡面不會有落落長的文字。相對地，如果需要較多篇幅記錄，就會移到 evernote 使用。
以工作用舉例，裡面會放置每週的工作進度回報、面試新人的筆記等，也就是一些僅作為我個人使用的紀錄；畢竟如果是要讓團隊成員可看到的，我會直接使用公司內部的雲端文件（公司採用 google docs 和 quip）。
註：單看上面描述，可能感受不出 evernote 的厲害，但因為我把個人與公司的記事都放在同個帳號裡，加上 evernote 在電腦與手機都可用（有 app），所以等於一個工具可以管理一天 24 小時的所有事，個人覺得非常方便！
結語
除了善用自己習慣的數位工具，若要讓自己更快適應「工作時間太零碎」的狀況，也可以試著建立各種工作中的「儀式」，比如：
- 建立剛上班的儀式：一到公司就先收信、清點任務。
做完這兩件事，通常就能列出當日待辦事項，先排出一個既有順序，這樣若沒有插件進來，就可以照表操課；如果有插件，也才會知道插件忙完後，該回頭繼續做哪件事。 - 建立下班前的儀式：清點未完的債、列出隔天任務。
做完這兩件事，通常就能列出隔天的待辦事項，效果同上。 - 建立每週最後一個下班日（通常是週五）結束前的儀式：清點未完的債、列出下週任務。
效果同上。
上述 3 件事的目的都一樣，就是讓人隨時都能知道自己處在哪個位置（既有進度）、前方還有什麼阻礙（待辦事項）。
總之，在這兩年轉職成為產品經理後，我陸續試了不少工具與時間管理方式，還是覺得「建立儀式」並搭配上述三個數據工具使用後，時間管理的效果最佳，也在此推薦給有需要的人。如果有更讚的方法，也歡迎留言分享！
